Der exklusive Gastbeitrag

PlanRadar Facility-Management. Dazu gehört auch der Blick in die sogenannte "Ticket-List". Foto: PlanRadar

Denns Bio Markt von innen (Foto: denree GmbH)

Eingang denns Bio Markt (Foto: denree GmbH)

Die Digitalisierung bietet Unternehmen heute viele Möglichkeiten, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Auch für den Einzelhandel kann der Einsatz digitaler Lösungen Vorteile bringen – sei es beim Bau oder Betrieb von Einzelhandelsimmobilien. Diese Tatsache hat auch der BioMarkt Verbund, ein Zusammenschluss von rund 520 selbstständigen BioMärkten und Denn's BioMärkten in Deutschland und Österreich, erkannt. Das Ziel des im Jahr 2020 gegründeten Verbunds ist es, seine Biomärkte in Architektur und Technik zukunftsfähig auszurichten und dabei ihre Individualität und Vielfalt zu bewahren.

Der Einsatz digitaler Lösungen hilft dabei, Arbeitsprozesse rund um unterschiedliche Projekte im Einzelhandel, in der Logistik sowie im Gewerbeimmobilienbereich erfolgreicher, Zeit effizienter und kostensparender durchzuführen.

Arbeitsabläufe optimieren, um Ressourcen sinnvoll einzusetzen

Der BioMarkt Verbund nutzt die digitale Plattform PlanRadar seit April 2021 für Mängelmanagement und -behebung. Auch für das Führen von Bautagebüchern, die Durchführung von Inspektionen und Sicherheitsaudits sowie das Erstellen von Checklisten zur Festlegung des Arbeitsablaufes wird auf PlanRadar zurückgegriffen.

Durch die App können Daten direkt vor Ort mit einem Smartphone oder Tablet aufgezeichnet werden. Die Nutzer wie das Projektteam des Verbundes sowie externe Firmen, die den Bau der Einzelhandels- oder Logistikobjekte verantworten, können Tickets auf digitalen Bauplänen erstellen und mit zusätzlichen Informationen wie Textnotizen, Sprachnachrichten, Fotos oder kommentierten Planausschnitten versehen. Das Bildmaterial sowie alle anderen hinterlegten Daten müssen dadurch nicht umständlich organisiert und an andere Projektpartner übermittelt werden. Sämtliche Einträge werden auf der Cloud-Plattform sicher gespeichert und in Echtzeit synchronisiert. Dadurch werden großflächige Pläne, Kameras oder Notizblöcke nicht mehr benötigt und Ressourcen geschont, zum Beispiel durch einen geringeren Papierverbrauch.

Ein weiterer Vorteil: Das Mängelmanagement kann dann nahtlos an das Team zugewiesen werden und der Fortschritt der Aufgaben in Echtzeit verfolgt werden. Aufgaben können mit Priorität, Fertigstellungsgrad und einer Erledigungsfrist versehen werden. Der BioMarkt Verbund nutzt so die Möglichkeit, Bauschäden transparent und zeitsparend mit Teammitgliedern und Subunternehmern zu kommunizieren. So werden die Aufgaben schnell, klar verständlich und nachvollziehbar erfasst und zugeteilt. Dadurch können die Anwenderinnen und Anwender ihre Aufgaben besser planen und organisieren. Die Kommunikation wird durch die Plattform erleichtert, da alle relevanten Informationen an einem Ort verfügbar sind.

Im Anschluss wird die automatische Statistikfunktion genutzt, um übersichtlich darzustellen, wie viele Mängel in einem Projekt noch offen sind, bereits behoben wurden oder sich noch in Arbeit befinden. Dadurch hat man stets alle relevanten Fakten für ein effizientes Mängelmanagement im Blick. Die gesammelten Informationen können dann automatisch in einem Abschlussbericht als PDF- oder Excel-Datei exportiert werden. Der BioMarkt Verbund konnte Vorlagen entsprechend seinen individuellen Anforderungen gestalten.

Vor der Verwendung der SaaS-Lösungen wurden sämtliche aufgeführten Arbeitsschritte analog durchgeführt, was sich deutlich in der aufgewendeten Zeit sowie den Kosten für die jeweiligen Projekte bemerkbar machte. Durch die Nutzung von PlanRadar kann der BioMarkt Verbund nun schnell auf Probleme reagieren und diese effektiv lösen. Das Mängelmanagement ist für den Verbund ein zentraler Aspekt, da es dazu beiträgt, die Qualität der Produkte und Dienstleistungen auf einem hohen Niveau zu halten.

Der Einsatz der Lösung erfolgte dabei ohne Testphase im Vorfeld. In Schulungen haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die optimale Nutzung der Software erlernt. So wurde das Tool schnell, intuitiv und ohne lange Implementierungsphase zu einem nützlichen Werkzeug im Projektmanagement für den BioMarkt Verbund.

Kostenersparnis durch Optimierung von Arbeitsprozessen

Durch die Nutzung von PlanRadar hat der BioMarkt Verbund in mehr als 120 Projekten Kosten eingespart, die Arbeitsabläufe optimiert sowie Prozesse automatisiert. Durch die Möglichkeit der Dokumentation und Verwaltung von Mängeln und Aufgaben in Echtzeit ermöglicht die Lösung schnelle Reaktionen auf Probleme und deren effektive Lösung. Die Zeitersparnis pro Dokumentation beträgt beim BioMarkt Verbund durchschnittlich 4 bis 8 Stunden.

Die Zusammenarbeit des Verbundes mit PlanRadar zeigt, wie die Digitalisierung helfen kann, Arbeitsprozesse zu optimieren und Kosten zu sparen.